Desarrollo de sistemas y
cambio organizacional
Existen
cuatro tipos de cambio organizacional estructural que la tecnología de información
hace posible:
1. Automatización: destinadas
a ayudar a los empleados a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad.
Ej.: cálculos de sueldos y registros de nómina.
2. Estructuración: con
frecuencia la automatización pone en evidencia cuellos de botella en la producción.
La estructuración de procedimientos es la agilización de procedimientos
operativos estandarizados. La automatización y la estructuración son cambios
lentos y presentan rendimientos modestos con poco riesgo.
3. Reingeniería de procesos
de negocios: se analizan, simplifican y rediseñan los
procesos de negocios. La reingeniería reorganiza los flujos de trabajo,
combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminando las tareas
repetitivas, de uso intensivo de papel. Este requiere una nueva visión de cómo
debe organizar el proceso. Tanto la estructuración de procedimientos y el rediseño
de los procesos de negocios están limitados a partes específicas de una
empresa.
4. Cambio de paradigma: implica
replantear la naturaleza del negocio, definir un nuevo modelo de negocios y con
frecuencia cambiar la naturaleza misma de la organización. Ej.: IBM pasó de producción-venta
de soft y hard a la consultoría informática. Los cambios de paradigmas y la reingeniería
suelen fallar porque es muy difícil dirigir el cambio organizacional
generalizado. Sin embargo, conlleva recompensas altas en cuanto al rendimiento
de sus inversiones (o productividad).
Reingeniería de procesos de
negocios
Si
las organizaciones replantean y rediseñan sus procesos de negocios antes de
construir sistemas de información, pueden obtener rendimientos significativos
de sus inversiones en tecnología de información. El proceso de agilización de
los procedimientos de negocios para que los documentos se puedan mover fácil y
eficazmente se llama administración
del flujo de trabajo. El software de administración del flujo
de trabajo y documentos automatiza los procesos como la distribución de los
documentos a diferentes ubicaciones, la protección de aprobaciones, y la programación
y generación de informes. Dos o más personas pueden trabajar simultáneamente en
el mismo documento, lo cual permite lograr un tiempo de terminación más rápido.
Y con un sistema de indexación diseñado adecuadamente, los usuarios podrán
recuperar los archivos de diversas maneras, con base en el contenido del documento
personas. La BPM también incluye vigilancia y análisis de procesos.
Administración
de la calidad total (TQM)
TQM
sostiene que el logro del control de la calidad es un fin en sí mismo. Se
espera que todos contribuyan al perfeccionamiento total de la calidad: el
ingeniero que evita los errores de diseño, el obrero de producción que localiza
los defectos, el representante de ventas que presenta el producto adecuadamente
a los clientes potenciales, e incluso la secretaria que evita los errores de mecanografía.
Seis
sigma Es una medida específica de calidad, que representa 3,4 defectos
de partes por millón. Se utiliza seis sigma como una meta para implementar un
conjunto de metodologías y técnicas para mejorar la calidad y reducir los
costos. Las mejoras de calidad no solo pueden elevar el nivel del producto y la
calidad del servicio sino que también pueden bajar los costos.
Cómo
apoyan los sistemas de información las mejoras de calidad
TQM
se enfoca en hacer una serie de mejoras continuas en lugar de las drásticas
explosiones de cambio. Seis sigma usa las herramientas del análisis estadístico
para descubrir las fallas en la ejecución de un procedimiento existente y hacer
ajustes menores. Los sistemas de información pueden ayudar a las empresas a
lograr sus metas de calidad ayudándoles a simplificar productos o procesos,
hacer mejoras con base en las demandas del cliente, reducir el tiempo de ciclo,
aumentar la calidad y precisión del diseño y la producción, y a cumplir con estándares
de benchmarking.
El
benchmarking consiste
en establecer estándares estrictos para productos, servicios y otras actividades,
y después medir el desempeño contra estos estándares. Se pueden usar estándares
de industrias externas, normas establecidas por otras compañías, altos estándares
desarrollados internamente o alguna combinación de los tres.
VISIÓN GLOBAL DEL DESARROLLO
DE SISTEMAS
Un
nuevo sistema de información se construye como una solución para uno o varios
problemas a que se esté enfrentando la organización. Las actividades
involucradas en la generación de una solución de sistemas de información para un
problema organizacional o una oportunidad, se denominan desarrollo de sistemas.
Este consiste en una solución estructurada para un problema mediante distintas
actividades, como son: el análisis, diseño de sistemas, programación, pruebas, conversión,
producción y mantenimiento.
1. Análisis de sistemas: es
el análisis de un problema que una organización tratara de resolver con su
sistema de información. Consiste en definir el problema, identificar sus
causas, especificar la solución e identificar los requerimientos de información
que debe satisfacer una solución de sistemas. El analista elabora un panorama
general de la estructura organizacional y los sistemas existentes,
identificando a los principales responsables y usuarios de datos junto con el hardware
y software existentes. Es decir, se detalla los problemas de los sistemas
existentes. Mediante el examen de documentos de trabajo y procedimientos, la observación
de operaciones de sistemas y la entrevista a usuarios clave de los sistemas, el
analista puede identificar las áreas con problemas y los objetivos que tendrán
que cumplir una solución. El analista podría incluir un estudio de
factibilidad para determinar si esa solución será
factible, desde un punto de vista financiero, técnico u organizacional. Establecimiento de
requerimientos de información: esto implica identificar
quien necesita que información, donde, cuando y como. Este análisis define los
objetivos del sistema nuevo o modificado y produce una descripción detallada de
las funciones que el nuevo sistema debe realizar. Algunos problemas no
requieren una solución de sistemas de información sino tan solo un ajuste
administrativo, capacitacional adicional o un refinamiento de los
procedimientos organizacionales existentes.
2. Diseño de sistemas: el
diseño de un sistema de información es el modelo o plan general para ese
sistema. Este consta de todas las especificaciones para dar forma y estructura
al sistema. Estas especificaciones deben abarcar todos los componentes administrativos,
organizacionales y tecnológicos de la solución de sistemas. Lo que hace que un diseño
sea superior a otros es la facilidad o eficacia con que cumple con los requerimientos
del usuario dentro de un conjunto especifico de restricciones técnicas, organizacionales,
financieras y de tiempo. El
rol de los usuarios finales: Los usuarios deben tener
suficiente control sobre el proceso de diseño para asegurarse de que el sistema
refleje sus prioridades de negocios y necesidades de información. Trabajar en
el diseño aumenta la comprensión y aceptación del sistema por parte de los
usuarios.
3. Programación: durante
esta etapa, las características técnicas del sistema que se prepararon durante
la etapa de diseño se traducen en código de programa.
4. Pruebas: Se
deben realizar pruebas exhaustivas y completas para determinar si el sistema produce
los resultados correctos. Las pruebas consumen gran cantidad de tiempo: los
datos de las pruebas se deben preparar cuidadosamente, repasar los resultados y
hacer las correcciones en el sistema. En algunos casos se tiene que rediseñar
parte del sistema. Las pruebas pueden dividirse en tres etapas:
♣ Prueba unitaria: consiste
en comprobar por separado cada programa del sistema, donde el propósito es
garantizar que los programas están libres de errores. Los problemas se pueden corregir
una vez localizados.
♣ Prueba del sistema: comprueba
el funcionamiento en conjunto del sistema de información. Determina si los módulos
independientes funcionaran juntos como se planeó y si realmente hay diferencias
entre la manera en que el sistema trabaja y la manera en que fue concebido.
♣ Prueba de aceptación: proporciona
la certificación final de que el sistema está listo para usarse en una situación
de producción. Las pruebas de los sistemas son evaluadas por los usuarios y
revisadas por la administración. Cuando todas las partes están satisfechas de
que el nuevo sistema cumple sus normas, se acepta formalmente la instalación
del sistema. El plan
de pruebas incluye todas las preparaciones para la
serie de pruebas descritas.
5. Conversión: es
el proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Pueden emplearse:
♣ Una estrategia en
paralelo: el sistema anterior y su reemplazo
potencial se ejecutan juntos durante un tiempo hasta que todos en la organización
estén seguros de que el nuevo funcione correctamente. Sin embargo, este método
es muy caro y puede requerir personal o recursos adicionales para ejecutar el
sistema adicional.
♣ Una estrategia de
conversión directa: reemplaza totalmente el sistema anterior
con el nuevo en un día designado. Es muy arriesgado, donde las
desarticulaciones, las interrupciones y el costo de las correcciones pueden ser
enormes.
♣ Una estrategia de estudio
piloto: presenta el nuevo sistema a solo un área
limitada de la organización, como un solo departamento. Cuando esa versión
piloto este completa y trabajando sin problemas, se instala en toda la organización,
ya sea simultáneamente o por etapas.
♣ Una estrategia de enfoque
por fases: introduce el nuevo sistema en etapas, ya
sea por funciones o por unidades organizacionales. El cambio de un sistema
antiguo por uno nuevo requiere que se capacite a los usuarios finales para que
puedan usar el nuevo sistema. La documentación detallada que muestra cómo
trabaja el sistema desde el punto de vista tanto técnico como del usuario
final, se termina durante el tiempo de conversión con el propósito de
utilizarla en la capacitación y las operaciones cotidianas.
6. Producción y mantenimiento: Una
vez instalado el nuevo sistema y completada la conversión, se dice que el
sistema está en producción. Los usuarios y los especialistas técnicos revisaran
el sistema para determinar que tan bien ha cumplido con sus objetivos
originales y para decidir si se requiere alguna revisión o modificación. En
algunos casos se preparara un documento formal de auditoria posterior a la implementación.
El mantenimiento
son los cambios en el hardware, software, documentación o
procedimientos para corregir errores en un sistema en producción, cumplir con
los nuevos requerimientos o mejorar la eficacia del proceso.
MODELADO Y DISEÑO DE
SISTEMAS
Metodologías estructuradas
Estructurada
se refiere a que las técnicas se aplican paso a paso, y cada paso se construye
con base en el anterior. Las metodologías estructuradas siguen un enfoque
descendente, avanzando desde el nivel más alto y abstracto hacia el nivel más
bajo de detalle. Los métodos de desarrollo estructurados se orientan a procesos
o acciones que capturan, almacenan, manipulan y distribuyen los datos a medida
que fluyen a través de un sistema. Estos métodos separan los datos de los
procesos. Se debe escribir un procedimiento de programación separado cada vez
que alguien necesita realizar una acción sobre una pieza de datos específica. El
DFD es la principal herramienta para representar los procesos de los
componentes de un sistema y el flujo de datos que se origina entre ellos. Este
diagrama especifica de manera precisa los procesos o transformaciones que
ocurren dentro de cada módulo y las interfaces que existen entre ellos. Los
diagramas se pueden usar para delinear detalles de los procesos de niveles
superiores así como los de niveles más bajos. A través de los diagramas de
flujo de datos nivelados, un proceso complejo se puede desglosar en niveles
sucesivos de detalle. Todo un sistema se puede dividir en un subsistema con un
diagrama de flujo de datos de alto nivel. Cada subsistema a su vez, se puede
dividir en subsistemas adicionales con DFD de segundo nivel, y los subsistemas de
nivel menor se pueden desglosar de nuevo hasta el nivel más bajo de detalle que
se haya alcanzado.
Otras herramientas son
el diccionario de datos que contiene la información sobre las piezas individuales
de datos y agrupaciones de datos dentro de un sistema. Este define los volúmenes
de flujos y almacenes de datos para que los constructores de sistemas entiendan
que piezas de datos contienen. Las especificaciones de
procesos describen
la transformación que ocurre dentro del nivel más bajo de los DFD. Expresan la lógica
de cada proceso. El diseño de software se modela por medio de graficas de
estructura jerárquicas. La grafica de estructura es un diagrama de arriba hacia
abajo, que muestra cada nivel del diseño, su relación con los demás niveles y
su lugar en la estructura total del diseño. El diseño toma en cuenta primero la
función principal de un programa o sistema, después divide esta función en subsunciones
y desglosa cada subsunción hasta el nivel más bajo de detalle que se haya alcanzado.
Una gráfica de estructura puede documentar un programa, un sistema o parte de
un programa.
Con
el fin de identificar los proyectos de sistemas de información que reporten el
mayor valor de negocios, se necesita desarrollar un plan de sistemas de información.
El plan contiene una declaración de metas corporativas y especifica la manera
en que la tecnología de información apoyara la consecución de esas metas. El
informe muestra como lograran los proyectos de sistemas específicos las metas
generales. Identifica fechas y etapas especificas establecidas. Este indica las
decisiones claves de la administración relativas a la adquisición de hardware,
telecomunicaciones, centralización/descentralización de la autoridad, los datos
y el hardware, así como el cambio organizacional necesario. Incluyendo los
requerimientos de capacitación de los directivos y los empleados, proyectos de
reclutamiento, cambios en los procesos de negocios, y cambios en la autoridad,
estructura o prácticas administrativas. Para que los planes sean efectivos, las
empresas necesitan inventariar y documentar todas sus aplicaciones de sistemas
de información y sus componentes de infraestructura de TI.
