En la actualidad, empleados de
niveles inferiores son responsables de algunas de estas decisiones, a medida
que los sistemas de información ponen la información a disposición de los
niveles inferiores de la empresa. Las
decisiones se toman en todos los niveles de la empresa y algunas de éstas son
comunes, rutinarias y numerosas. A pesar de que el valor de mejorar una sola
decisión podría ser pequeño, la mejora de ciento de miles de “pequeñas”
decisiones se conjunta para conformar un valor anual significativo para la
empresa.
El proceso de la toma
de decisiones
La toma de decisiones implica un
proceso de varios pasos. Simón describió cuatro etapas diferentes en la toma de
decisiones: inteligencia,
diseño, elección e implementación. La inteligencia
consiste en
descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren en la organización.
El diseño
implica
identificar y explorar diversas soluciones para el problema. La elección consiste en seleccionar alguna
de las alternativas de solución. La implementación involucra hacer que la
alternativa elegida funcione y continuar vigilando qué tan bien se desempeña la
solución. Si la solución que se eligió no funciona se puede regresar a una etapa
anterior del proceso de toma de decisiones y repetirla si es necesario. (ESS) son sistemas que ofrecen a la
dirección general, encargada principalmente de la toma de decisiones no
estructurada, información externa, así como resúmenes de alto nivel del
desempeño de la empresa. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en
grupo (GDSS) son
sistemas especializados que proporcionan un entorno electrónico en grupo en el
cual los gerentes y los equipos pueden tomar decisiones y diseñar soluciones de
manera colectiva para problemas no estructurados y semiestructurados.
• Sistema de Información gerencial (MIS)
Los sistemas de Información
gerencial ayudan a los gerentes a vigilar y controlar el negocio al proporcionar
información sobre el desempeño de la empresa. Por lo general, producen informes
fijos programados regularmente con base en datos extraídos y resumidos de los
sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes de la organización
(TPS). A veces los informes de los MIS son informes de excepciones, que
resaltan sólo condiciones excepcionales. Hoy, gran cantidad de estos informes están
disponibles en línea a través de una intranet, y se pueden generar más informes
de MIS bajo demanda.
• Sistema de Apoyo a la toma de decisiones (DSS)
Los DSS apoyan el análisis de
los problemas semiestructurados y no estructurados. Los primeros DSS estaban
fuertemente orientados a modelos y utilizaban algún prototipo de modelamiento
para realizar análisis del tipo “que pasaría sí” y de otros modelos. Sus
capacidades de análisis se basaban en una fuerte teoría o modelo combinado con
una buena interfaz de usuario que hacía que el sistema fuera fácil de utilizar.
Algunos DSS contemporáneos son orientados a datos, y utilizan procesamiento
analítico en línea (OLAP) y minería de datos para analizar grandes
concentraciones de datos. Los DSS orientados a datos apoyan la toma de
decisiones al permitir a los usuarios extraer información útil que se encuentra
oculta entre grandes cantidades de datos. Los componentes de un DSS son la base
de datos utilizada para consultas y análisis; un sistema de software con
modelos, minería de datos y otras herramientas analíticas, así como una
interfaz de usuario.
La Base de Datos del DSS
es un
conjunto de datos históricos o actuales de varias aplicaciones o grupos. Podría
ser una base de datos pequeña en una Pc que contenga un subconjunto de datos corporativos
que se hayan descargado y posiblemente combinado con datos externos. Alternativamente,
la base de datos del DSS podría se un enorme almacén de datos actualizado de manera
continua por los principales TPS organizacionales (incluyendo las aplicaciones
empresariales y los datos generados por las transacciones del sitio Web). Por
lo general, los datos que se utilizan en
las bases de datos de los DSS son extractos o copias de bases de datos
funcionales, con el propósito de que el uso de los DSS no interfiera con los
sistemas críticos en funcionamiento. La interfaz del usuario del DSS permite
una fácil interacción entre los usuarios del sistema y las herramientas de
software del DSS. Muchos DSS actuales tienen interfaces Web para aprovechar el despliegue
de gráficos, la interactividad y la facilidad de uso.
El sistema de software
del DSS contiene
las herramientas de software que se usan para el análisis de datos. Puede
contener varias herramientas OLAP, herramientas de minería de datos o un
conjunto de modelos matemáticos y analíticos que pueden ponerse fácilmente a
disposición del usuario del DSS. Un modelo es una representación abstracta que ilustra los componentes
o las relaciones de un fenómeno. Un modelo puede ser un modelo físico, un
modelo matemático o un modelo verbal.
Sistema de apoyo a la toma
de decisiones en grupo (GDSS)
Un sistema de apoyo a la toma de
decisiones en grupo (GDSS) es un sistema interactivo basado en computadora para
facilitar la solución de problemas no estructurados por un conjunto de
responsables de tomar decisiones que trabajan juntos como un grupo. Los GDSS
proporcionan herramientas y tecnologías diseñadas explícitamente para la toma
de decisiones en grupo y se desarrollan en respuesta a una preocupación
creciente sobre la calidad y efectividad de las reuniones. Los problemas
subyacentes en la toma de decisiones en grupo ha sido el aumento de las
reuniones para la toma de decisiones, la duración cada vez más prolongadas de
esas reuniones y el creciente número de asistentes.
• Componentes de un GDSS: Los GDSS constan de tres
elementos básicos: hardware,
herramientas de software y personas. El hardware
se refiere
a las instalaciones de la conferencia misma, como el salón, las mesas y las sillas.
Tales instalaciones deben colocarse físicamente de manera que apoyen la
colaboración en grupo. Las herramientas
de software GDSS
se desarrollaron originalmente para reuniones en la que todos los participantes
están en la misma sala, pero también pueden usarse para reuniones en red. Las herramientas
de software de GDSS específicas incluyen:
a) Los cuestionarios
electrónicos ayudan
a los organizadores en la planeación previa a la reunión identificando aspectos
de interés y ayudando a asegurar que no se pase por alto la información clave de
planeación.
b) Las herramientas
electrónicas de
lluvia de ideas permiten a los individuos contribuir de manera simultánea y
anónima a las ideas de los temas de la reunión.
c) Los organizadores de
ideas facilitan
la integración y síntesis organizada de las ideas generadas durante la lluvia
de ideas.
d) Las herramientas de
cuestionarios apoyan
a los moderadores y a los líderes de grupo conforme obtienen la información
antes y durante el proceso de establecimiento de prioridades.
e) Las herramientas para
votar o establecer prioridades ofrecen diversos métodos, desde la votación simple, hasta la
clasificación ordenada y una diversidad de técnicas de evaluación para
establecer prioridades o votar.
f) Las herramientas de
análisis e identificación de participantes utilizan métodos estructurados para evaluar
el impacto de una propuesta que surja en la organización, para identificar a
los participantes y evaluar el impacto potencial de éstos en el proyecto
propuesto.
g) Las herramientas de
constitución de políticas proporcionan apoyo estructurado para fomentar el acuerdo en
la redacción de declaraciones de políticas.
h) Los diccionarios de grupo
documentan
el acuerdo del grupo sobre definiciones de palabras y términos centrales para
el proyecto.
Personas se refiere no sólo a los
participantes sino también a un moderador especializado y con frecuencia al
personal que apoya el manejo del hardware y el software. Estos elementos en
conjunto han llevado a la creación de una variedad de tipos diferentes de GDSS,
desde las simples salas de juntas electrónicas hasta los complicados
laboratorios de colaboración.
• Panorama de una reunión con un GDSS
En una reunión electrónica de
GDSS, cada asistente tiene una estación de trabajo que está conectadas en red y
a la estación de trabajo del moderador, así como al servidor de archivos de la
reunión. Todos los datos que los asistentes remiten desde sus estaciones de
trabajo al grupo se reúnen y guardan en el servidor de archivos. Los pizarrones
en blanco son visibles en cualquier lado de la pantalla de proyección. La gran
mayoría de las salas de reuniones electrónicas se colocan en semicírculo y se disponen
en gradas al estilo legislativo para acomodar una gran cantidad de asistentes.
El moderador controla el uso de herramientas durante la reunión. Los asistentes
tienen el control total de sus propias computadoras de escritorio. Durante la
reunión, toda la información que ingresa en las pantallas integradas se
almacena en el servidor de archivos y el trabajo de los participantes se guarda
de manera confidencial. Cuando se termina la reunión, hay un registro total de
la reunión (materia prima y resultados) disponible para los asistentes, que se
puede extender a quienquiera que tenga necesidad de acceder a ella.
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