Procesos de negocios y sistemas de información

Los sistemas de información dan a las empresas la posibilidad de manejar toda su información, tomar mejores decisiones y perfeccionar la ejecución de sus procesos de negocios. Se refieren a la forma en que se organiza, coordina y orienta el trabajo para producir un producto o servicio valioso. Son flujos de trabajo de materiales, información y conocimiento, es decir, conjunto de actividades. También se refieren a las maneras particulares en que las empresas coordinan el trabajo, la información y el conocimiento, y a las formas en que la administración elige coordinar el trabajo. Todas las empresas se pueden considerar como conjuntos de procesos de negocios. Ej. Como contrata empleados. El desempeño de una empresa depende de que tan bien estén diseñados y coordinados sus procesos de negocios. Muchos procesos están enlazados con un área funcional específica. Por ejemplo, ventas seria la encargada de identificar clientes y la función de RR.HH. podría estar a cargo de la contratación de empleados. Otros procesos de negocios cruzan diferentes áreas funcionales y requieren coordinación entre departamentos.

 Los sistemas de información mejoran los procesos de negocios de dos formas:

·         Incrementando la eficiencia de los procesos existentes y
·         Posibilitando procesos completamente nuevos capaces de transformar la empresa

Los sistemas de información automatizan muchos pasos en los procesos de negocios que antes se hacían de manera manual. La nueva tecnología puede cambiar realmente el flujo de la información, dando a una gran cantidad de personas la oportunidad de acceder y compartir información, reemplazar tareas secuenciales con tareas que se pueden realizar de manera simultánea y eliminar los atrasos en la toma de decisiones.

Tipos de sistemas de información empresarial

Sistemas de ventas y marketing: A marketing le corresponde identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, determinar que necesitan o desean, planear productos y servicios para satisfacer sus necesidades. A ventas le compete contactar a los clientes, vender los productos y servicios, tomar los pedidos y llevar el registro de las ventas. Los sistemas de información de ventas y marketing dan apoyo a estos procesos de negocios.

Sistema de manufactura y producción: están relacionados con la planeación, el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción, el establecimiento de las etas de producción, la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de producción, así como la programación de equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos para obtener productos terminados. Los sistemas de información de manufactura y producción apoyan estas actividades. La mayoría de los sistemas de manufactura y producción utilizan algún tipo de sistema de inventario. Las empresas pueden calcular la cantidad de artículos que pedirán o calcular la cantidad optima a ordenar.

 Sistemas financieros y contables: la función de finanzas es administrar los activos financieros de la empresa con el fin de maximizar su rendimiento. También se encarga de administrar la capitalización de la empresa. Para ello debe obtener una cantidad de información de fuentes externas a la organización. Contabilidad debe mantener y administrar los registros financieros de la empresa para dar cuenta de sus flujos de fondos. La alta dirección utiliza estos sistemas para establecer los objetivos de inversión a largo plazo para la empresa y para proporcionar pronósticos a largo plazo del desempeño financiero de esta. La gerencia intermedia los utiliza para vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa. La gerencia de operaciones, los utilizan para dar seguimiento al flujo de fondos a través de transacciones.

Sistemas de recursos humanos: RR.HH. debe atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo. Los sistemas de información de recursos humanos apoyan actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros completos de los empleados existentes y crear programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados. Ayudan a la alta gerencia a identificar los requerimientos de RR.HH. para cumplir los planes de negocios a largo plazo. La gerencia intermedia para supervisar y analizar el reclutamiento, colocación y remuneración. La gerencia de operaciones para dar seguimiento al reclutamiento y colocación de los empleados en la empresa.

 

Existen cuatro aplicaciones empresariales

Sistemas empresariales –ERP: Los sistemas empresariales o sistemas de planeación de recursos empresariales, resuelven este problema recopilando datos de varios procesos de negocios clave de manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y mkt y de Rh, y almacenándolos en una sola base de datos central. Esto hace posible que la información que antes estaba fragmentada en diferentes sistemas se pueda compartir en la empresa y por distintas partes del negocio para trabajar en conjunto de una manera más estrecha. Estos aceleran la comunicación de la información en toda la Cía., facilitándole a esta la coordinación de sus operaciones cotidianas. Cuando un cliente realiza un pedido, los datos fluyen automáticamente a otras partes de la Cía. que tienen alguna  elación con ellos. Los ERP dan a las Cía. La flexibilidad para responder rápidamente a las solicitudes de los clientes y al mismo tiempo producir y almacenar en inventario únicamente lo necesario para sustituir los pedidos. Su capacidad para incrementar embarques exactos y oportunos, minimizar costos y aumentar la satisfacción del cliente contribuye a la rentabilidad de la empresa. Los ERP aportan información valiosa para la toma de decisiones administrativas. Las oficinas centrales tienen acceso a datos actualizados al instante sobre ventas, inventario y producción. Los ERP proporcionan información de toda la empresa para ayudar a los gerentes a analizar la rentabilidad general de los productos o las estructuras de costo.

Sistemas de administración de la cadena de suministro-SCM: Los sistemas de administración de la cadena de suministro ayudan a las empresas a manejar las relaciones con sus proveedores. Estos sistemas aportan información para ayudar a los proveedores, empresas de compras, distribuidores y empresas de logística a compartir información sobre pedidos, producción, niveles de inventario y entrega de productos y servicios de manera que puedan obtener, producir y entregar bienes y servicios de manera eficiente. El objetivo primordial es conseguir la cantidad correcta de sus productos desde su origen al punto de consumo en la menor cantidad de tiempo y al costo más bajo. Estos sistemas incrementan la rentabilidad de una empresa reduciendo los costos de desplazamiento y fabricación de productos permitiendo a los gerentes tomar mejores decisiones sobre cómo organizar y programar la contratación, la producción y la distribución. Los SCM constituyen un tipo de sistema inter-organizacional porque automatizan el flujo de la información a través de los límites de la organización.

Sistemas de administración de las relaciones con el cliente –CRM: Los sistemas de administración de las relaciones con los clientes ayudan a las empresas a administrar sus relaciones con los clientes. Los sistemas CRM aportan información para coordinar todos los procesos de negocios relacionados con los clientes en las áreas de ventas, mkt y servicio al cliente. Esta información sirve para identificar, atraer y conservar a los clientes más redituables, proporcionar mejores servicio a los clientes existentes y, en consecuencia, incrementar las ventas. Los sistemas CRM resuelven el problema de la visión fragmentada del cliente al integrar los procesos de la empresa relacionados con el cliente y consolidar la información del cliente proveniente de los diversos canales de comunicación: teléfono, correo electrónico, dispositivos inalámbricos, establecimientos comerciales o la Web. El conocimiento detallado y preciso de los clientes y sus preferencias ayuda a las empresas a incrementar la efectividad de sus campanas de Mkt y a ofrecer servicio y soporte técnico de mayor calidad al cliente.

Sistemas de administración del conocimiento –KMS: El valor de los productos y servicios de una empresa se basa no solo en sus recursos físicos sino también en los activos intangibles como el conocimiento. Algunas empresas tienen mejor desempeño que otras porque cuentan con un mejor conocimiento acerca de cómo crear, producir y entregar productos y servicios. Los sistemas de administración del conocimiento permiten a las organizaciones manejar de mejor manera sus procesos para captar y aplicar el conocimiento y la experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y la experiencia relevantes de la empresa, y lo ponen a disposición de quien lo requiera, en cualquier lugar y en todo momento, para mejorar los procesos de negocios y la toma de decisiones administrativas. También enlazan la empresa con las fuentes externas del conocimiento. Los KMS apoyan los procesos para adquirir, almacenar, distribuir y aplicar el conocimiento, al igual que los procesos para generar nuevo conocimiento e integrarlo a la organización. Entre estos están los sistemas empresariales para administrar y distribuir documentos, gráficos y otros objetos de conocimiento digitales; sistemas para crear directorios de conocimiento corporativos de los empleados que tengan experiencia en áreas especiales; sistemas de oficina para distribuir el conocimiento y la información, y sistemas de trabajo del conocimiento para facilitar la creación de conocimiento. Otras aplicaciones de administración del conocimiento recurren a técnicas inteligentes que codifican el conocimiento para que lo usen otros miembros de la organización y a herramientas para descubrir conocimiento que reconocen patrones y relaciones importantes en grandes concentraciones de datos.

Intranets y extranet

Las empresas que no cuentan con los recursos para invertir en aplicaciones empresariales tienen la alternativa de recurrir al uso de intranets y extranet, para conseguir algún grado de integración de su información. Las intranets son redes internas construidas con las mismas herramientas y estándares de comunicación que internet, y se utilizan para la distribución interna de la información a los empleados y como depósitos de políticas, programas y datos corporativos. Por lo general, una intranets presenta información a los usuarios a través de un portal privado que proporciona un solo punto de acceso, por medio de una interfaz Web, a la información procedente de diversos sistemas distintos. Los portales corporativos se pueden personalizar para ajustarlos a las necesidades de información de grupos de negocios específicos y usuarios individuales. Por lo general, incluyen correo electrónico, herramientas de colaboración y herramientas para realizar búsquedas en los sistemas y documentos internos de la corporación. Las empresas pueden conectar sus intranets a los sistemas de transacciones internos, permitiendo a los empleados emprender acciones importantes para las operaciones de una empresa, como verificar el status de un pedido u otorgar crédito a un cliente. Las extranet son intranets extendidas a usuarios autorizados ajenos a la empresa. Estas agilizan el flujo de información entre la empresa y sus proveedores y clientes. Las extranet permiten a empresas diferentes trabajar de manera colaborativa en el diseño de productos, el marketing y la producción.